一、 概述 

办公自动化系统是在局域网的基础上建立单位办公专用网，用于连接单位各部门，以实现单位系统的全局办公联网，提高办公效率和生产管理能力。

建设办公自动化系统的目标是提高办公效率、简化办公流程，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的办公体制，加强上级对下级各部门办的联系、监督和指导。

办公自动化应用于是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同机构的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。

1.1设计标准

基于系统的最终目标，本软件的设计遵循如下设计标准：
Ø 安全可靠性原则：本软件将承担实时性、安全性较高的电子办公信息处理与传输业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性，在系统的设计上，采用技术手段与管理手段结合的解决方案；
Ø 规范性原则：遵循各级政府机关的办公规范，统一的国家规范公文格式及严格的事务流程；
Ø 先进性原则：本软件采用的技术，将在相当的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品；
Ø 开放性原则：本软件的发展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展；
Ø 统一规划分步实施：明确项目的总体目标和阶段性目标，分步实现，并保证系统的统一性；
Ø 扩展性：本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适应办公流程的变化与进展；

二、 九州协同办公(e-office)软件的特色

九州协同办公(e-office)系统的设计目标是通过网络互联，完成单位团体内部日常事务，实现无纸化办公，从而提高办事效率、简化办事步骤、加快办公速度。
九州协同办公(e-office)系统是基于B/S（浏览器/服务器）模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件的安装与升级在服务器上进行，不影响用户的使用，用户只通过浏览器就能完成所有管理功能。所有的工作基于浏览器，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。
九州协同办公(e-office)系统的设计基础是设计人员对政府机关、企业办公流程的深刻理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在人事管理、资源管理乃至文档的自动流转，文档流动过程的监查系统，电子批注，安全体系等各方面工作需求与规则，并能结合客户实际情况，配置强大灵活的办公体系。
（一） 全方位事务处理
功能涵盖了人事、考勤、办公流程、档案管理与公文流转、资源分配、会议、信息交流等各方面，能胜任单位日常的大多数事务，并具体到成员个人化的日常办公需求如个人通讯录、电子信箱等。
（二） 提高团队效率
可确保随时随地处理重要事务，自动提交、发放与管理各类文档。对重要环节会以文字、声音等多媒体手段自动提醒。相关领导可对工作进程了然于胸，随时监控员工的工作进度。随时随地与团队成员交流，迅速查找文档资料，共享公用资料和日程安排。
（三） 节约开支
本办公系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，所有模块都支持WWW操作，用户使用浏览器即可在桌面环境下办公，符合当前的瘦客户机的趋势，简单易用，节约培训费用。一网互联，减少昂贵的会议、电话和邮政、交通等开支。
（四）具体的权限分配
多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求，智能地定义办公流程和商务流程，提供了任务具体到个体的机制，用户可以看到属于自己职责范围内的待处理事务。
（五）严密的安全体系
本办公自动化软件不仅提供了严密的权限分级管理体系，不同操作者只能对自己权限范围内的工作进行操作，并且对重要的操作步骤进行了记录跟踪。同时在安全上针对服务器对客户端的身份认证而设计，采用了内置 MD5 哈希(HASH)算法和随机数生成器的硬件认证设备来确定用户的身份，该设备内含安全文件系统，并预置密钥和数据证书。该软件结合了传统的密码输入方式和智能IC卡的优点，比传统的身份认证方式更加可靠，可确保身份的唯一性。并且使用更加方便，密钥硬件不到一把普通钥匙大小，便于随身携带。
（六）WWW风格界面
系统在设计过程中，充分考虑了中国用户的计算机应用水平和中国人的办公习惯，采用了WWW风格的界面设计，整个系统界面友好、美观，使用方便。大大降低了对使用者计算机知识的要求，界面简单，易学易用，特别适合于政府机关和大型企业内的信息系统建设。
（七）可定制的工作流程
软件提供的工作流系统采用了组件化设计和通用工作流的思想，用户可以根据本单位的组织机构和实际的运行模式，定义工作流系统运行的流转规则和各种审批的流程，还可以根据实际情况定义文件格式，使得整个系统完全适合用户的实际情况。
（八） 适用对象
适用于有明确分工以及规范体制的单位团体，以及对基于文档的以工作流为中心的办公自动化处理有迫切需求的单位。如政府部门、企业、厂矿、金融证券机构等。

三、主要功能设置

一般通用系统设置如下功能，可以根据各公司的具体实际情况对功能模块度身定制，进行增删和调整：

四、技术架构

   九州协同办公(e-office)自动化办公信息系统的技术架构的一大特点，是以其简洁的技术架构实现了有效的系统资源管理。整个系统采用完整的结构化设计。系统构成的基本元素如下图所示：

如图所示，所有基本元素被系统平台统一集成起来。其中：

1） 信息、文档—信息和文档是以完全开放的方式，在系统用户之间共享的内容。信息和文档的重要属性是它属于哪个目录。

 2） 目录、目录树—目录是用来组织信息和文档的容器，目录树是表现目录结构的导航工具。在系统中，用户根据自己不同的用户组对相关目录有不同的使用权限。

 3） 用户—用户是分配给使用者的一个唯一标识，它的作用在于有效的通过角色授权的办法规范系统的使用权限。用户的重要属性是他属于哪个部门，以及他的角色是什么。

 4） 角色—系统规定角色共分为三种：系统超级管理员、部门管理员和普通用户。每一种角色都对应不同的权限级别。上图所表示的意义是：

a) 普通用户有发布、修改信息和文档的权限，可以完全管理个人服务中的信息；

b) 部门管理员除具有普通用户的权限外，只可以管理除个人服务外的属于自己所在部门的信息和文档；

c) 系统管理员除具有部门管理员的权限外（系统管理员不受部门的限制，可以完全管理除个人服务外的所有部门的信息、文档），可以使用“管理工具”进行系统平台级别的管理工作。

5) 部门——部门是单位行政机构情况的体现，是建立和维护用户、目录的基础。

    办公自动化应用是一项涉及面广、技术和资金密集的系统工程，为确保系统发挥整体效益，必须统一规范，遵照统一的规范和标准协同工作。要特别重视系统建设的实用和实效，以便资金和资源发挥更大的效益，同时还要考虑到不同部门的职能特色，赋予明确的分工严格的权限，并保证不同流程中至关重要的安全性及必要的保密性等。